Privacyverklaring

CONCEPT — juridische review in behandeling. Dit document is een zorgvuldig opgesteld concept en is nog niet beoordeeld door een advocaat. Aan deze versie kunnen geen rechten worden ontleend totdat de definitieve versie is gepubliceerd.

Versie 1 (concept) — 13 juli 2026

Picked B.V. ("Picked", "wij") levert een software-as-a-service magazijnbeheersysteem via picked.nl en de bijbehorende mobiele apps. Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt.

Inschrijving bij de Kamer van Koophandel is in voorbereiding; het KVK- en btw-nummer worden hier gepubliceerd zodra de inschrijving is afgerond.

Contact: privacy@picked.nl

1. Twee rollen: verwerkingsverantwoordelijke én verwerker

Picked heeft onder de AVG twee verschillende rollen, en daar horen twee verschillende regimes bij:

• Picked als verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens die wij zelf beheren: je account, workspace-instellingen, facturatie, support-gesprekken, en (alleen met toestemming of op basis van gerechtvaardigd belang) marketingcommunicatie. Daarop is deze verklaring rechtstreeks van toepassing.
• Picked als verwerker. Voor de magazijndata die onze klanten (de "tenant") in Picked zetten: producten, voorraad, orders, en de gegevens van hun klanten op orders en verzendlabels. De tenant is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke; wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de tenant, onder de verwerkersovereenkomst.

Sta je op een verzendlabel van een webshop die Picked gebruikt? Dan is die webshop je eerste aanspreekpunt voor privacyverzoeken; wij ondersteunen de webshop daarbij als verwerker.

2. Welke gegevens wij verwerken

Als verwerkingsverantwoordelijke

Als verwerker (magazijndata van tenants)

Producten, locaties, voorraadstanden en -mutaties, orders en orderregels (met naam- en adresgegevens van de klanten van de tenant), verzendlabels, en de operationele activiteit van magazijnmedewerkers (picks, sessies, tijdsduur per handeling). De tenant bepaalt welke gegevens worden ingevoerd; de afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

3. Waar je data staat: Nederland

Magazijndata blijft standaard in Nederland: database, cache en bestandsopslag draaien op Nederlandse infrastructuur (TransIP), onder Nederlands en Europees recht. Dit is een bewuste ontwerpkeuze, geen bijzaak. Reservekopieën van de database zijn versleuteld en blijven binnen de EU; de gekozen opslagaanbieder staat op de subverwerkerslijst.

Een beperkt aantal sub-verwerkers verwerkt specifieke gegevens buiten die kern. De volledige, actuele lijst — met per sub-verwerker het doel en de regio — staat op picked.nl/legal/sub-processors en geldt als onderdeel van deze verklaring. Kern ervan:

• TransIP (NL) — hosting, database, opslag, back-ups, transactionele e-mail.
• Stripe (EU/VS, met SCC's) — betalingen en facturatie.
• Sentry (EU, Frankfurt) — foutrapportage; persoonsgegevens worden vóór verzending verwijderd.
• Anthropic (VS) — alléén voor de AI-functies: de tekst die je aan de AI geeft en de proces-/catalogusstructuur die daarvoor nodig is. Geen voorraaddata, geen klantgegevens van eindklanten. Er wordt niet op onze data getraind.
• CM.com (EU) — sms-notificaties, alleen als een tenant die inschakelt.
• Sendcloud / PostNL (NL) — verzendlabels, alleen voor tenants die verzending gebruiken (naam- en adresgegevens van de ontvanger zijn daarvoor noodzakelijk).
• BetterStack (EU) — uptime-monitoring en de publieke statuspagina (geen tenantdata).
• Cloudflare (EU/VS) — contentlevering (CDN) en botbescherming op onze registratie- en inlogformulieren. Slaat je bestanden niet op.

4. Cookies

Picked gebruikt uitsluitend functionele cookies: sessie- en beveiligingscookies (inloggen, CSRF-bescherming) en voorkeursinstellingen (zoals thema en zijbalkstand). Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analytics-cookies van derden. Daarom is er geen cookie-toestemmingsmuur; we informeren je alleen.

5. Bewaartermijnen

• Account- en workspacegegevens: zolang het account actief is. Na opzegging of verwijderverzoek geldt een herstelperiode van 30 dagen, daarna worden alle tenant-gegevens definitief verwijderd, inclusief bestanden en exports; gebeurtenisregistraties worden onomkeerbaar geanonimiseerd. Gewiste gegevens kunnen tot 90 dagen aanwezig blijven in versleutelde reservekopieën, waarna ze automatisch verlopen; reservekopieën worden nooit gebruikt om gewiste gegevens terug te zetten in productiesystemen.
• Facturatiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
• Audit- en beveiligingslogs: zolang de tenant actief is.
• Wachtlijst/marketing: tot afmelding of maximaal 2 jaar na het laatste contact.

6. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Voor accounts en workspaces kan dit grotendeels self-service: gegevens inzien en aanpassen in het portaal, een volledige data-export aanvragen via Instellingen → Data & privacy, en daar ook verwijdering van de workspace starten. Voor al het overige: mail privacy@picked.nl. We reageren binnen 30 dagen.

Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

7. Beveiliging

Versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van koppelings- en toegangsgegevens, strikte scheiding tussen tenants (afgedwongen in de applicatielaag en getest in de geautomatiseerde testsuite), toegangsbeheer op basis van rollen, en logging van beheerhandelingen. Bij een datalek dat een risico vormt melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij getroffen tenants zonder onnodige vertraging.

8. Wijzigingen

Bij een inhoudelijke wijziging verhogen we het versienummer van dit document en vragen we tenants bij de eerstvolgende keer inloggen om de nieuwe versie te bevestigen. De actuele versie staat altijd op picked.nl/privacy.